多くの人が仕事やプライベートで利用していますが、初心者さんにとっては「マイドライブ」と「共有アイテム」の違いが分かりにくい場合があります。
そこで本記事では、この二つの機能の違いを分かりやすく解説し、それぞれの使い分け方について説明します。
Googleドライブの基本的な仕組み
まず、Googleドライブの基本的な仕組みについて簡単に触れます。Googleドライブはファイルをオンライン上に保存するだけでなく、他のユーザーと簡単に共有できるため、多くの人に利用されています。
特に、ファイルの共同編集やチームでの作業には欠かせないツールです。
次に、「マイドライブ」と「共有アイテム」の概要を説明します。
・「マイドライブ」は自分が所有するファイルやフォルダを保存する場所
・「共有アイテム」は他のユーザーと共有されたファイルやフォルダが表示される場所です。
この二つの違いをしっかりと理解することで、Googleドライブをより効果的に活用できます。
マイドライブの特徴
「マイドライブ」は、あなたが所有するファイルやフォルダを保存する場所です。ここに保存されたファイルは、基本的にあなたのみがアクセスできます。ただし、特定のファイルやフォルダを他のユーザーと共有することも可能です。
この場合、あなたは共有する相手に対して閲覧・コメント・編集などの権限を設定できます。
操作権限も、あなたが完全に管理できます。
ファイルの移動、名前の変更、削除など、すべての操作が可能です。整理の方法も自由で、自分のニーズに合わせてフォルダを作成し、ファイルを整理できます。
共有アイテムの特徴
「共有アイテム」は、他のユーザーがあなたと共有しているファイルやフォルダが表示される場所です。これらのアイテムは、あなたが所有者ではなく、他の誰かが所有者です。そのため、共有元のユーザーが設定したアクセス権に従います。
閲覧、コメント、編集の権限は共有元が設定し、あなたはその範囲内でアクセスできます。
操作権限も制限されており、共有元のユーザーが許可した操作しかできません。
例えば、ファイルの削除や名前の変更は通常できませんが、編集権限がある場合は内容の編集が可能です。
また、共有アイテムの整理方法は共有元のユーザーによりますが、自分の「共有アイテム」内での表示順やフィルタリングは可能です。
使い分けのポイント
「マイドライブ」と「共有アイテム」を使い分けることで、Googleドライブをより効果的に活用できます。例えば、個人用のファイルやプロジェクトは「マイドライブ」に保存し、チームでの共同作業や他のユーザーと共有する必要があるファイルは「共有アイテム」を利用すると良いでしょう。
具体的な使用例としては、プロジェクトの初期段階では「マイドライブ」にファイルを保存し、プロジェクトが進行して他のメンバーと共有する必要が出てきたら「共有アイテム」に移す、という方法があります。
このようにして、必要に応じて使い分けることで、ファイル管理がスムーズになります。
まとめ/Googleドライブの使い方！共有アイテムとマイドライブの違い
Googleドライブを使いこなすためには、「マイドライブ」と「共有アイテム」の違いを理解することが重要です。「マイドライブ」は、自分が所有するファイルを管理し、自由に操作できる場所であり、「共有アイテム」は他のユーザーと共有されたファイルを表示する場所です。
この二つを効果的に使い分けることで、個人の作業効率を高め、チームでの共同作業をスムーズに行うことができます。
これからは、状況に応じて適切に「マイドライブ」と「共有アイテム」を使い分け、Googleドライブを最大限に活用していきましょう。